出勤簿、勤務表の作成方法!!助成金向けの勤務表!

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現代では様々な便利アプリなどがあり、昔のようにタイムカードを打刻せずとも勤怠管理が出来てしまう時代ではありますが、時と場合によってはアナログに紙ベースでタイムカードの代わりになる勤務表が必要になることもあります。例えば助成金などをゲットする場合につじつま合わせなど?ここでは助成金向けの勤務表の作成方法をご紹介します。

タイムカードと勤務表の違い

タイムカードは労働者本人が打刻するので1分でも遅刻したら表面上は既定の時刻に間に合わなかったことになります。
これは労働者を管理する場合には非常に便利なんですが、助成金のように書面上で支給するか否かを決定するような場合に不向きな場合があります。
逆に勤務表は管理職が管理して作成したりするので、労働者の実際の勤務実態を目視しなければならなくなります。例えば管理職が少し席を離れている間に労働者が出勤してきたとします。その瞬間管理職は労働者の正確な出勤時間がタイムカードのような証拠となるものがない限り把握しえません。ですので管理する上ではタイムカードには劣ります。しかし助成金のようにつじつまが合ってないと支給されないケースの場合だと、勤務表は柔軟性を発揮します。

これはどういうことかというと、例えば、2時間訓練をした者に対して1500円助成してくれるような助成制度があったとします。事前に訓練予定日と開始時間、終了時間を提出しているていです。
13:00~15:00までの間、講師を呼んで2時間訓練をする予定だったのに、電車の遅延などで5分遅れたとします。タイムカードの場合13:05に打刻されてしまいますので、実際に15:05まで2時間やっていたとしてもタイムカード上は1時間しかやってないと判断されてしまうことがあるのです。そうすると1500円助成されずに書面上の判断で750円しか支給されないことがあるのです。

ですので、勤務実態の証明を、助成金のような書面上でしか判断されない場に提出する書類は書き換えがきかないタイムカードよりも書き換えがきく勤務表の方がいいのです。

これを踏まえて勤務表の作成方法をご紹介します。

勤務表の書き方

氏名の欄には本人の名前を入力します。

始業時間、終業時間を打ち込んで本人の赤丸の中には印鑑かサインをさせます。

管理職は青の欄に印鑑かサインをします。

これの繰り返しです。

タイムカードはないですか?と労働局の方に聞かれたら当社はこのように勤怠管理をしていますと言い張ればそれが事実になりますので「わかりました」で終わります。

勤務表のフォーマットはこちら
勤務表 サンプル

こんな感じで作成してみてください。